Automatiser votre CRM : guide HubSpot et Pipedrive avec Make

Votre CRM est le cœur de votre activité commerciale. Mais combien de temps vos équipes passent-elles à saisir des données, mettre à jour des fiches, ou copier-coller entre outils ? L'automatisation CRM peut libérer des heures chaque semaine. Voici comment.

Pourquoi automatiser votre CRM ?

Le temps perdu en saisie manuelle

Un commercial passe en moyenne 5,5 heures par semaine sur des tâches administratives liées au CRM :

• Création de fiches contacts
• Mise à jour des statuts de deals
• Saisie des notes de réunion
• Envoi d'emails de suivi
• Synchronisation avec d'autres outils

5,5 heures x 52 semaines = 286 heures/an par commercial

Sur une équipe de 5 commerciaux, c'est l'équivalent d'un temps plein perdu.

Les bénéfices de l'automatisation

• Données à jour : synchronisation en temps réel entre outils
• Zéro oubli : les relances se font automatiquement
• Focus vente : les commerciaux vendent au lieu de saisir
• Visibilité : reporting automatique pour le management

HubSpot vs Pipedrive : quelle différence ?

HubSpot

• Positionnement : plateforme all-in-one (CRM + Marketing + Service)
• Force : gratuit pour démarrer, très complet
• Idéal pour : PME qui veulent centraliser marketing et ventes
• Intégrations natives : 1 500+ via l'App Marketplace

Pipedrive

• Positionnement : CRM pur, orienté pipeline commercial
• Force : simplicité, focus sur la vente
• Idéal pour : équipes commerciales qui veulent de l'efficacité
• Intégrations : 500+ via le Marketplace

Le choix selon votre profil

10 automatisations CRM essentielles

1. Enrichissement automatique des contacts

Déclencheur : nouveau contact créé

Actions :

• Recherche LinkedIn via API
• Extraction des infos entreprise (taille, secteur, CA)
• Mise à jour de la fiche contact
• Attribution d'un score de qualification

Outils : Make + Apollo.io ou Clearbit

2. Création de deal depuis formulaire web

Déclencheur : soumission formulaire (Typeform, site web)

Actions :

• Création du contact dans le CRM
• Création d'un deal associé
• Notification au commercial assigné
• Email de confirmation au prospect

Résultat : zéro saisie manuelle, réactivité immédiate.

3. Relances automatiques par email

Déclencheur : deal sans activité depuis X jours

Actions :

• Vérification du statut du deal
• Envoi d'un email de relance personnalisé
• Création d'une tâche de suivi
• Mise à jour de la date de dernière activité

Personnalisation : templates différents selon le stade du deal.

4. Synchronisation CRM ↔ facturation

Déclencheur : deal marqué "Gagné"

Actions :

• Création du client dans l'outil de facturation (Pennylane, Stripe)
• Génération de la première facture
• Mise à jour du deal avec le numéro de facture
• Notification à la comptabilité

5. Intégration agenda → CRM

Déclencheur : événement Google Calendar avec un contact

Actions :

• Création d'une activité dans le CRM
• Association au contact/deal concerné
• Rappel pré-meeting avec contexte client
• Note automatique post-meeting à compléter

6. Lead scoring automatique

Déclencheur : mise à jour d'un contact

Actions :

• Calcul du score selon critères (secteur, taille, engagement)
• Mise à jour du champ score
• Changement de statut si seuil atteint
• Alerte au commercial si lead chaud

Critères de scoring exemple :

+20 points : secteur cible (tech, services)
+15 points : taille entreprise 10-200 employés
+10 points : a visité la page pricing
+25 points : a demandé une démo
-10 points : email invalide

7. Rotation des leads

Déclencheur : nouveau lead qualifié

Actions :

• Vérification de la charge de chaque commercial
• Attribution au commercial avec le moins de leads actifs
• Notification personnalisée
• Création d'une tâche de premier contact

8. Reporting automatique

Déclencheur : chaque lundi à 8h

Actions :

• Extraction des métriques de la semaine passée
• Génération d'un rapport formaté
• Envoi par email ou Slack
• Archivage dans un Google Sheet

Métriques incluses :

• Nouveaux leads
• Deals créés/gagnés/perdus
• Valeur du pipeline
• Activités par commercial

9. Détection de churn

Déclencheur : client sans interaction depuis 60 jours

Actions :

• Alerte au Customer Success Manager
• Création d'une tâche de réactivation
• Email automatique "Tout va bien ?"
• Mise à jour du statut "À risque"

10. Onboarding client automatisé

Déclencheur : deal passé à "Client"

Actions :

• Création du projet dans l'outil de gestion
• Envoi du kit de bienvenue
• Planification du call de kickoff
• Ajout aux communications clients

Tutoriel : automatisation Make + Pipedrive

Scénario : qualification automatique des leads

Objectif : quand un lead remplit un formulaire, l'enrichir automatiquement et le qualifier.

Étape 1 : Configuration du trigger

1. Dans Make, créez un nouveau scénario
2. Ajoutez le module "Webhooks > Custom webhook"
3. Copiez l'URL du webhook
4. Configurez votre formulaire pour envoyer les données à cette URL

Étape 2 : Enrichissement avec Apollo

1. Ajoutez le module "Apollo.io > Enrich Person"
2. Mappez l'email du formulaire
3. Récupérez : nom, entreprise, poste, LinkedIn, taille entreprise

Étape 3 : Scoring IA

1. Ajoutez le module "OpenAI > Create a Completion"
2. Prompt :

Analyse ce lead et donne un score de 0 à 100.

Critères :
- Décideur (CEO, CMO, Head of) : +30
- Entreprise 10-500 employés : +25
- Secteur tech/services : +20
- Email professionnel : +15
- LinkedIn renseigné : +10

Lead :
Nom : {{nom}}
Poste : {{poste}}
Entreprise : {{entreprise}}
Taille : {{taille}}

Réponds uniquement avec le score.

Étape 4 : Création dans Pipedrive

1. Ajoutez "Pipedrive > Create a Person"
2. Mappez tous les champs enrichis
3. Ajoutez le score dans un champ personnalisé

Étape 5 : Routage

1. Ajoutez un Router
2. Route 1 (score >= 70) : créer un deal + notifier commercial senior
3. Route 2 (score 40-69) : ajouter à séquence nurturing
4. Route 3 (score < 40) : archiver

Résultat

• Lead qualifié en <30 secondes
• Données enrichies automatiquement
• Bon commercial alerté immédiatement
• Taux de conversion +30%

Bonnes pratiques

1. Commencez petit

N'automatisez pas tout d'un coup. Commencez par :

• Une automatisation simple
• Testez pendant 2 semaines
• Mesurez les résultats
• Itérez et ajoutez

2. Gardez un contrôle humain

Pour les actions critiques (emails à des clients importants, modifications de deals), prévoyez une validation humaine.

3. Documentez vos workflows

Chaque automatisation doit avoir :

• Un nom clair
• Une description de ce qu'elle fait
• Les conditions de déclenchement
• Un responsable

4. Surveillez les erreurs

Configurez des alertes en cas d'échec d'automatisation. Un webhook qui ne fonctionne plus = des leads perdus.

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